Communicatie & PR in 2019

 

In het communicatieplan voor de jaren 2018-2020 staan de volgende doelstellingen:

• Borgen van de continuïteit van bestaande (doorgaans intramurale) projecten  
• Succesvol implementeren van nieuwe (extramurale) diensten 

Om deze doelstellingen te kunnen realiseren moesten we ervoor zorgen dat 

• De dienstverlening van UVV Zoetermeer goed aansluit op de vraag vanuit de samenleving en onze partners, en dat dit in beide doelgroepen bekend is.  
• Het vrijwillig werken in een project van UVV Zoetermeer aantrekkelijk is en blijft voor mannen en vrouwen in de leeftijd van 18-70+ en dat iedereen in Zoetermeer dit kan weten.  
• Er voldoende middelen worden verworven om de continuïteit van alle bestaande projecten te waarborgen èn om nieuwe projecten succesvol te kunnen implementeren.  

Communicatie is het sleutelwoord bij de realisatie van onze doelstellingen èn het scheppen van de daarbij behorende randvoorwaarden. Communicatie is tweerichtingsverkeer: Luisteren en Zenden. Alles valt of staat bij een goede interne en externe communicatie.  

Als je kijkt naar de missie en doelstellingen zou je kunnen denken dat er vooral externe communicatie nodig is. Dat klopt wel een beetje, maar zonder een goede interne communicatie is dat niet mogelijk.  

Interne communicatie is vooral goed luisteren naar de vrijwilligers, het hoe en waarom uitleggen en bijsturen waar nodig. Middelen die we hierbij hanteren zijn o.a. (groeps)gesprekken, nieuwsbrieven, de jaarvergadering, de nieuwjaarsbijeenkomst, de website en facebook.

Interne communicatie heeft ook betrekking op alles wat er binnen het bestuur gebeurt: Vergaderingen, actiepuntenlijsten, afspraken, etc. Hiervoor gebruiken we o.a. Telefoon, Email, WhatsApp, Onedrive, Word, Excel, Powerpoint en uiteraard ook ons Relatie Beheer Systeem.

Onze externe communicatie bestaat voor een groot deel uit zenden (website, Facebook, artikelen in de lokale kranten, Presentaties, etc.). Maar we luisteren ook goed naar onze omgeving. Dat laatste doen we o.a. via externe overleggen. In 2019 hebben we samen met de gemeente en een aantal andere vrijwilligersorganisaties veel energie gestoken in de vernieuwing van vrijwilligersondersteuning.

Maar ook via Magisch Zoetermeer kregen  we de kans om te laten zien waar we goed in zijn.
Andere samenwerkingsprojecten, zoals binnen het Forum, NIZ en met ZoSamen zijn in 2019 gestopt, omdat ze niet effectief genoeg bleken. Daar kwamen eind 2019 andere instrumenten voor terug, zoals de Stuurgroep vrijwilligersondersteuning en diverse werkgroepen, waaronder Wijkgerichte inlooppunten en SamenSterker. 

Externe publicaties en presentaties
Vanaf medio januari tot eind februari was de focus vooral gericht op het project “Uw Verhaal Verteld” (Levensboeken). Eerst met een cursus voor schrijvers, later voor een presentatie in de Morgenster t.b.v. vertellers. O.a. het Streekblad, de Postiljon en ZoetermeerAktief! besteedden er aandacht aan. Ook via het wijkzorgnetwerk hebben we aandacht voor de presentatie gevraagd. Er wordt in deze periode door studenten van het Grafisch Lyceum in Rotterdam ook een prachtig promotiefilmpje gemaakt over het schrijven van Levensboeken. En dat is uiteraard ook bij de presentatie in de Morgenster gebruikt. Het leverde 3 nieuwe vertellers op.

Begin maart ging het om de verantwoording van de voor 2018 van de gemeente ontvangen subsidie. Vrij snel daarna schreven we vooral stukken voor de Boodschappendienst, zoals een communicatieplan, een artikel voor op de website, vacatures voor een coördinator en vrijwilligers, een folder voor cliënten en een flyer voor scholieren. Maart was sowieso een drukke periode , want het was ook de tijd waarin we stukken voor het jaarverslag van 2018 schreven.

In mei ontstond een acuut probleem bij Begeleid Vervoer vanwege de enorme groei en tijdelijk niet beschikbare chauffeurs. Daar is uiteraard meteen actie op ondernomen met als gevolg dat zich een aantal reserve-chauffeurs aanboden. Heel soms hoef je niks te doen om in het nieuws te komen. Begin mei verscheen er spontaan een eerder geplaatst stuk over Levensboeken opnieuw in het Streekblad.

Begin juni hebben we in de wijken Meerzicht en Rokkeveen bijna 2.000 folders voor de Boodschappendienst in de brievenbussen bij Seniorenflats gestopt. Ook via het Streekblad werden mensen geïnformeerd over de pilot.

Eind juli ontstaat er verwarring omtrent “het huis van de wijk”, een concept waar niemand ooit eerder van gehoord heeft. Ook is er aandacht voor de week van de eenzaamheid en vragen we bij de gemeente de subsidie voor 2020 aan.

In de maanden september en oktober werken we een plan uit m.b.t. een noodzakelijke uitbreiding van de telefoonvoorziening voor Begeleid Vervoer.

We gaan méér planners inzetten. Die krijgen allemaal een laptop en een telefoon, die wordt aangesloten op een centrale in de cloud. In november wordt duidelijk dat we hiervoor het alom bekende nummer van Begeleid Vervoer moeten aanpassen. We schrijven een communicatieplan om dat soepel te kunnen laten verlopen. De feitelijke aanpassing gebeurt uiteindelijk pas begin 2020.

De tweede editie van Magisch Zoetermeer vraagt vanaf september ook de nodige tijd en energie, waarbij zoals verwacht het absolute zwaartepunt in de maand december komt te liggen.

Facebook
We gebruiken Facebook (https://www.facebook.com/ZoetermeerUVV/) als één van de middelen om zowel intern als extern duidelijk te maken waar UVV Zoetermeer voor staat. Facebook blijkt vooral een prima manier om nieuwe mensen te bereiken die UVV Zoetermeer nog niet (goed) kennen. Helaas zijn reacties (anders dan de welbekende duimpjes en hartjes of een bemoedigende opmerking) wel schaars.

Website
De website van UVV is te vinden op https://uvv-zoetermeer.nl en wordt gebruikt voor zowel de interne als de externe communicatie. Veel informatie wordt zowel op facebook, als op de website gedeeld.
De website is vooral gericht op de mensen die ons al weten te vinden, zoals vrijwilligers, (digitaal vaardige) cliënten en zorgprofessionals.