Communicatie, PR en Automatisering

Afsluitend in dit jaarverslag laten we graag zien hoe wij als UVV Zoetermeer naar buiten treden, om onze doelgroep en andere geïnteresseerden te benaderen en informeren.


Algemeen

Ook deze afdeling is in 2023 aan verandering onderhevig geweest. Ton Jense, de coördinator Communicatie, PR en Automatisering, moest begin september vanwege privé omstandigheden een flink deel van zijn taken neerleggen. Gelukkig zijn er inmiddels andere vrijwilligers gevonden die bereid zijn om de drooggevallen stukken weer op te gaan pakken.

Nadie Kroek werkt nu mee in het deel Communicatie & PR en Jeroen Leevendig komt meehelpen met het stuk Automatisering. Ton werkt de nieuwkomers in en blijft eerste aanspreekpunt ten aanzien van het RBS.


Communicatie en PR

Website
Het adres van de website is www.uvv-zoetermeer.nl. Naast statische informatie, zoals onze statuten, het huishoudelijk reglement, de jaarverslagen en een beschrijving van al onze projecten, is dit ook de plek waar we onze successen vieren. Ook kun je hier al onze folders downloaden. 

De website heeft in 2023 gemiddeld 49 zogenaamde pageviews per week opgeleverd. In 2022 zaten we gemiddeld op 36 pageviews per week, dus er komen méér mensen een kijkje nemen. Eind maart waren het er zelfs een keer méér dan 100 in één week!

Facebook pagina

Screenshot Facebookpagina UVV Zoetermeer

Onze Facebookpagina vind je hier. Dit communicatiekanaal gebruiken we met name om onze activiteiten te promoten bij (de kinderen, buren of vrienden van) de mensen in onze doelgroep. Wanneer we op zoek zijn naar nieuwe vrijwilligers, plaatsen we een vacature op Zoetermeer Voor Elkaar, maar soms helpt dan een publicatie op Facebook ook een beetje mee. Onze Facebookpagina had eind 2023 ruim 600 volgers. Een jaar eerder waren dat er nog 550. Het aantal groeit elke maand een heel klein beetje door.

Streekblad Zoetermeer UVV

Streekblad
Onze doelgroep bestaat voor een groot deel uit oudere mensen. Een flink deel daarvan is niet heel erg digitaal vaardig. Dus als we veel mensen in deze doelgroep willen bereiken, is en blijft het Streekblad de beste optie.

En dus maken we gebruik van de mogelijkheid om zo af en toe een redactioneel stukje te laten plaatsen. Helaas is dat in 2023 maar een enkele keer gebeurd. Hopelijk zie je ons in 2024 met meer regelmaat langskomen!

Nieuwsbrief

Screenshot Nieuwsbrief December 2023

De nieuwsbrief is er voor vrijwilligers, partners en (als ze een e-mailadres hebben) ook onze klanten. We gebruiken dit middel vooral om deze doelgroepen – voor zover nodig – bij onze activiteiten betrokken te houden. We streven ernaar om 6 keer per jaar een nieuwsbrief uit te brengen. Dankzij de inbreng van Nadie heeft de Nieuwsbrief ook meteen een hele nieuwe lay-out gekregen.

Folders
We gebruiken folders om mensen in de doelgroep uit te leggen welke activiteiten UVV Zoetermeer zoal voor hen verricht en hoe je daar gebruik van kunt maken. Die informatie staat ook op de website. De folders zijn met name bedoeld voor mensen die niet heel erg digitaal-vaardig zijn. En dat is nog steeds een heel groot deel van onze doelgroep.

We bieden onze folders aan op de inlooppunten van INZET, maar ook in de gezondheidscentra, buurtcentra, etc.. Kortom: alle plaatsen waarvan we denken dat daar regelmatig mensen uit onze doelgroep komen.

We hebben een algemene folder, waarin alle activiteiten van UVV worden gepresenteerd. Dat wil zeggen; alle activiteiten die we begin 2022 deden. Maar we veranderen doorlopend. Inmiddels hebben we al onze activiteiten in de verpleeghuizen beëindigd en er zijn 2 spiksplinternieuwe projecten bijgekomen. Hoog tijd dus om een nieuwe folder te maken.

Folders UVV Zoetermeer

Naast de algemene folder zijn er ook folders voor een aantal extramurale activiteiten, zoals Begeleid Vervoer, Boodschappendienst, Begeleiding Na Opname en Levensboeken.

Mond-tot-mond reclame
De meest effectieve manier om onze activiteiten te promoten is natuurlijk “Zegt het voort…”.  En dus zijn alle bestuursleden en gelukkig ook steeds meer andere vrijwilligers hier dagelijks mee bezig. We proberen om elke gelegenheid aan te grijpen om iets te vertellen over de zaken die ons bezighouden.

Het effect
Leuk natuurlijk, zoveel communicatie om UVV Zoetermeer te promoten, maar helpt het ook? Nou het liefst zouden we het effect natuurlijk objectief willen kunnen meten. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Harde cijfers ontbreken helaas. Maar we komen steeds minder mensen tegen die nog nooit van ons hebben gehoord. En dat was een aantal jaren geleden wel anders.

Als het gaat om het vinden van nieuwe vrijwilligers, dan lukt ons dat tot nu toe ook prima. Wat zeker ook meehelpt om onze bekendheid te vergroten is het feit dat we volop meedoen in de Stuurgroep Vrijwilligersondersteuning en diverse werkgroepen zoals de Community tegen eenzaamheid en andere projecten in de stad.


Automatisering

In 2023 waren zijn er wat betreft automatisering drie aandachtspunten:

  • Uitbreiden Boekhouding (o.a. integreren begroting en verbeteren debiteurenbeheer)
  • Update van de gebruikershandleiding (bijwerken en één geheel van maken)
  • Verminderen van de kwetsbaarheid (benodigde kennis is schaars)

Helaas moeten we bekennen dat er van deze goede voornemens nog niet heel veel terecht is gekomen, dus deze punten gelden voor 2024 nog steeds. Gelukkig zijn de vooruitzichten inmiddels een stuk beter. Het lijkt erop dat we halverwege 2024 wat meer mensen kunnen gaan inzetten om onze automatisering (en dan met name het voor ons belangrijke Relatie Beheer Systeem) te verbeteren. Daarmee verminderen we enerzijds de kwetsbaarheid en kunnen we meteen ook een flinke kwaliteitsverbetering doorvoeren.


Gezocht: Bestuurslid Communicatie & PR

Vacature UVV Zoetermeer Vrijwilligerswerk Communicatie

Op de Koersdag 2023 is besloten om een vacature te plaatsen voor de functie van bestuurslid Communicatie en PR. Helaas is het in 2023 helaas nog niet gelukt om de weggevallen bestuursfunctie in te vullen.

Wel is inmiddels Ineke Damen tot het bestuur toegetreden. Zij houdt zich nu vooral bezig met het nieuwe Fietsmaatjes project, maar de bedoeling is dat zij op termijn ook wat taken m.b.t. de coördinatie van extramurale diensten van onze voorzitter zal overnemen.

Dus, heeft dit jaarverslag je geïnspireerd? Heb je (veel) vrije tijd en de juiste capaciteiten? Neem dan contact met één van de bestuursleden op! Hun gegevens vind je hier.