Communicatie, PR en automatisering

Ton Jense is de coördinator Communicatie & PR.  Hij is nadrukkelijk ook betrokken bij de automatisering, die een steeds belangrijkere rol gaat spelen voor UVV Zoetermeer.

COMMUNICATIE & PR
Hier ligt de nadruk vooral op het PR-deel. We doen ons best om UVV Zoetermeer zo veel en zo goed als mogelijk onder de aandacht te brengen.

Daar hebben we een aantal verschillende middelen voor, zoals:

• de website
• onze facebook pagina
• het Streekblad, folders
• mond-op-mond reclame.

Website (https://uvv-zoetermeer.nl)
We plaatsen vooral nieuwsberichten op de website, maar er staat ook veel informatie op over de activiteiten die we in de verschillende projecten uitvoeren. Over de organisatie en de werkwijze is hier veel terug te vinden. En al onze folders zijn hier te downloaden.

Onze website heeft gedurende 2022 gemiddeld 36 zogenaamde pageviews per week opgeleverd. Daar zaten elke week dan (ook weer gemiddeld) 8 nieuwe bezoekers bij. Dat lijkt niet veel (en laten we eerlijk zijn, we zijn en blijven natuurlijk een heel erg kleine speler op het wereldwijde web), maar dat zijn toch ruim 400 mensen die in 2022 voor het eerst op onze website een kijkje kwamen nemen. Plm. 1,900 keer werd één van onze pagina’s geopend.

Facebook (https://facebook.com/ZoetermeerUVV)
Onze Facebookpagina gebruiken we vooral om onze activiteiten te promoten. En dan met name voor nieuwe activiteiten, zoals de Grijze Reigâhs en het Busvervoer voor Vierstroom. Maar ook wanneer we op zoek zijn naar nieuwe vrijwilligers gebruiken we Facebook als aanvulling op het plaatsen van een vacature op https://zoetermeervoorelkaar.nl.

Onze Facebookpagina had eind 2022 ruim 550 volgers en dat aantal groeit elke maand een klein beetje door.

Nieuwsbrieven
De nieuwsbrief is er voor vrijwilligers, partners en (als ze een e-mailadres hebben) ook onze klanten. We gebruiken dit middel vooral om deze doelgroepen – voor zover nodig – bij onze activiteiten betrokken te houden. We streven ernaar om 6 keer per jaar een nieuwsbrief uit te brengen. Dat is in 2022 niet helemaal gelukt. Maar vijf van de zes is natuurlijk ook geen slechte score….

Streekblad
Het Streekblad is – als het om ouderen gaat – soms de enige manier om heel veel mensen in onze doelgroep tegelijk te kunnen bereiken. En dus maken we gebruik van de mogelijkheid om zo af en toe een redactioneel stukje te laten plaatsen. Dat moet je niet al te vaak doen, want er is maar beperkt ruimte en de redactie bepaalt wat ze wel en niet willen/kunnen plaatsen. Tot nu toe gaat dat best goed. Doorgaans nemen ze onze bijdragen steeds mee.

Folders
We gebruiken folders om mensen in de doelgroep uit te leggen welke activiteiten UVV Zoetermeer zoal voor hen verricht en hoe je daar gebruik van kunt maken. Die informatie staat ook op de website. De folders zijn met name bedoeld voor mensen die niet heel erg digitaal-vaardig zijn. En dat is nog steeds een heel groot deel van onze doelgroep….

We bieden onze folders aan op de inlooppunten van INZET, maar ook in de gezondheidscentra, buurtcentra, etc. Kortom: alle plaatsen waarvan we denken dat daar regelmatig mensen uit onze doelgroep komen.
We hebben een algemene folder, waarin alle activiteiten van UVV worden gepresenteerd. Dat wil zeggen…. Alle activiteiten die we begin 2022 deden. Maar we veranderen doorlopend. Inmiddels hebben we al onze activiteiten in de verpleeghuizen beëindigd en er zijn 2 spiksplinternieuwe projecten bijgekomen.  Hoog tijd dus om een nieuwe folder te maken….

Naast de algemene folder zijn er ook folders voor een aantal extramurale activiteiten, zoals Begeleid Vervoer, Boodschappendienst, Begeleiding Na Opname en Levensboeken. Een aantal van deze folders is inmiddels toe aan een tweede (of zelfs derde) druk…..

Mond-op-mond reclame
Het is een cliché: dit is de meest effectieve manier om onze activiteiten te promoten. En dus zijn alle bestuursleden hier elke dag mee bezig. We grijpen elke gelegenheid aan om iets te vertellen over wat ons zo na aan het hart ligt. Elke UVV-vrijwilliger, die lol heeft in zijn of haar werk, doet dat overigens. Daar hoef je niet eens moeite voor te doen. Dat gaat vanzelf. En zoals gezegd: Het werkt!

Het effect
Leuk natuurlijk, zoveel communicatie om UVV Zoetermeer te promoten, maar helpt het ook?
Nou het liefst zouden we het effect natuurlijk objectief willen kunnen meten. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Harde cijfers ontbreken helaas. Maar we komen steeds minder mensen tegen die nog nooit van ons hebben gehoord. En dat was een aantal jaren geleden wel anders…..
En als het gaat om het vinden van nieuwe vrijwilligers, dan lukt ons dat kennelijk ook veel beter dan andere organisaties. Want die klagen steen en been dat ze niemand kunnen vinden…..

Wat zeker ook meehelpt om onze bekendheid te vergroten is het feit dat we volop meedoen in de Stuurgroep Vrijwilligersondersteuning en diverse werkgroepen, in de community tegen eenzaamheid en andere projecten in de stad.

Aandachtspunten m.b.t. Communicatie & PR voor volgend jaar:

• Terug naar 6 Nieuwsbrieven per jaar
• update van alle folders
• vorming van een klein team dat zelfstandig redactiewerk gaat doen (website/facebook)
• Publiciteit rondom het 50 jarig jubileum in 2024
• Bijdragen leveren aan de sociale kaart van Zoetermeer (een initiatief van Gemeente en Gilde)

AUTOMATISERING
Een aantal van onze activiteiten maakt gebruik van op maat gemaakte software, dat deel uitmaakt van ons Relatie Beheer Systeem (RBS). Denk aan de registratie van gegevens over vrijwilligers bij het secretariaat, de begroting en de boekhouding.

We registeren in het RBS ook klantgegevens en doen de planning en facturering van ritten bij Begeleid Vervoer en we koppelen klanten en vrijwilligers aan elkaar bij de boodschappendienst, etc.

In 2022 werden twee nieuwe subsystemen aan het RBS toegevoegd: De coördinator Busvervoer kan nu een weekplanning maken en de vrijwillige chauffeurs inroosteren. En ook het aanspreekpunt voor de Grijze Reigâhs gebruikt het RBS om mensen uit te nodigen voor wedstrijden, om het vervoer te plannen en facturen te versturen. Om tijd te sparen is de handleiding niet integraal aangepast, maar zijn er nu afzonderlijke handleidingen voor de nieuwe subsystemen. Eigenlijk zou er maar één handleiding moeten zijn….

In 2023 zijn er wat betreft automatisering drie aandachtspunten:

• Uitbreiden Boekhouding (o.a. integreren begroting en verbeteren debiteurenbeheer)
• Update van de gebruikershandleiding (bijwerken en één geheel van maken)
• Verminderen van de kwetsbaarheid (benodigde kennis is schaars)
  
  

SAMENWERKING
We werken op verschillende vlakken samen met het Gilde Zoetermeer. Zo gebruiken wij het automatiseringsplatform van het Gilde voor ons RBS en andersom gebruikt het Gilde een stukje van onze telefooncentrale voor haar Klussendienst. Deze samenwerking vergroot de effectiviteit en de efficiency bij beide organisaties.

Er zijn nog geen concrete plannen om op dit vlak verdere stappen te ondernemen. Dus in 2023 is het zaak deze samenwerking te consolideren.

KWETSBAARHEID
Al jaren is de kwetsbaarheid van met name de taken m.b.t. onze automatisering een zorgpunt. Je hebt er mensen voor nodig, die niet alleen genoeg tijd hebben, maar ook specialistische kennis meebrengen. En dat soort kennis is bijzonder schaars. We hebben al diverse pogingen gedaan om de capaciteit te vergroten en daarmee de kwetsbaarheid te verminderen. Maar tot nu toe is het niet echt gelukt om de mensen die interesse toonden, ook vast te houden. Het blijft dus zeker een aandachtspunt voor volgend jaar. Ook op dit gebied kan samenwerking met het Gilde (zeker op termijn) een oplossing gaan bieden. Dit is al in gang gezet, maar vergt (veel) tijd en zal ook in 2023 nog niet 100% opgelost kunnen zijn.

Note: Op de Koersdag 2023 is inmiddels besloten om een vacature te plaatsen voor de functie van bestuurslid Communicatie en PR. Zodra die vacature is vervuld, gaat Ton Jense alleen nog de automatisering doen. De overige delen van zijn taak worden (uiteraard na een gedegen inwerkperiode) overgedragen aan het te werven bestuurslid Communicatie & PR.
Er komt trouwens nòg een aanpassing in het bestuur. Die betreft de coördinatie van de extramurale diensten. Op dit moment doet onze voorzitter Piet Bots dat er naast zijn eigen taken bij. En ook hiervoor gaan we een nieuw bestuurslid werven.

Dus…. Heeft dit jaarverslag je geïnspireerd, heb je (veel) vrije tijd en de juiste capaciteiten?
Neem dan contact met één van de bestuursleden op.