Communicatie & PR in 2018

We zijn dit jaar verdergegaan met wat we in 2017 al waren begonnen: UVV Zoetermeer op de kaart zetten. Dat begon meteen al goed met de open dagen in het net geopende Forum. Die trokken zo’n 10.000 bezoekers. Niet dat we die allemaal bij onze stand hebben gezien, maar het was druk genoeg!

Het communicatieplan geeft richting aan alle activiteiten op het gebied van communicatie en PR. Maar we kunnen niet alles zien aankomen. Zo was daar ‘opeens’ de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Die bleek er trouwens al 1,5 jaar aan te komen, maar kennelijk vond men het niet nodig om het publiek daar eerder over te informeren. Nu hadden we nog krap 4 maanden om er iets van te maken. Bovendien bleek er nogal wat onduidelijkheid over wat de AVG nu precies inhield. Als je de wettekst letterlijk neemt, dan kan er bijna niks meer….

Maar gelukkig zijn er behalve veel regels ook veel uitzonderingen. En het zijn juist die uitzonderingen die je op veel manieren kunt uitleggen. En dus moesten we ons – behalve door de gigantische hoeveelheid (des)informatie – maar laten leiden door gezond verstand. Dat heeft geleid tot een nieuw privacyreglement en een nieuw Relatie Beheer Systeem, zodat gegevens over vrijwilligers nu niet meer ‘overal en nergens’ worden bewaard.

Bij Begeleiding Na Opname bleek het lastig om vraag en aanbod gelijke tred te laten houden. En dus bedachten we dat het prettig zou zijn om een pool van vrijwilligers achter de hand te hebben. Maar waar vind je die? Uiteraard hebben we alle tot dan toe bekende kanalen gebruikt. Er verscheen een prachtig stuk in het Streekblad waar wat mensen op reageerden. We vonden ook nieuwe manieren gevonden om vacatures bekend te maken, zoals NLVoorWElkaar.nl en VrijwilligersVacatureBank.nl.
Maar het meeste resultaat in onze zoekactie naar vrijwilligers voor de BnO-pool bleek een zoekactie onder ons bestaande vrijwilligersbestand. Er bleken best wel wat mensen bereid om naast hun huidige taken nog wat bij te ‘klussen’.  

Om de bekendheid van onze extramurale projecten een boost te geven hebben we folders gemaakt en verspreid onder de doelgroep.

Omdat we vanaf medio januari spreekuur hielden in het Forum, hebben we een rolbanner van 90x210cm laten maken. We zaten al in de “kelder”, dan wil je tenminste dat mensen je zien zitten.  En voor de kosten hoefden we het niet te laten. Zo’n banner blijkt hartstikke goedkoop en erg zichtbaar.

Op de open dagen in het Forum hebben we ook de mensen van ZoetermeerActief! ontmoet. Dat bleek erg nuttig, want we hebben nu een extra kanaal voor vacatures en promotionele activiteiten.

We hebben dit jaar voor het eerst meegedaan aan de open dag van het ziekenhuis. Helaas konden we geen gebruik maken van onze eigen hostessbalie in de hal. En dus kwam onze stand (inclusief de speciaal voor de open dag in het LLZ gemaakte rolbanner) ergens in een gang op de begane grond te staan. Toch hebben we die dag nog wel veel mensen gezien. Vooral veel ouders met kinderen. Niet helemaal onze doelgroep. Maar we kwamen wel flink wat mensen tegen die nog nooit van UVV hadden gehoord. Nota bene ook mensen die in het ziekenhuis werken.

Het Relatie Beheer Systeem werd uitgebreid met een rittenadministratie t.b.v. Begeleid Vervoer. Per slot van rekening konden we ook dáár de gegevens van onze klanten niet in een Excel bestand blijven bewaren. Bovendien groeide de vraag naar ritten (en daarmee ook de registratie van klantgegevens) sinds begin 2018 enorm. Planning was tot dan toe een eenmans (of eigenlijk een eenvrouws) job. Maar om de kwetsbaarheid daarvan te elimineren hebben we nu drie reserves, die zo af en toe de registratie van klanten en ritten ter hand nemen. Dat zou met de Excel sheets nooit gelukt zijn.

We gingen ook steeds meer gebruik maken van onze Facebookpagina. En dat heeft z’n vruchten afgeworpen. Begin januari hadden we 21 volgers. Eind december waren dat er al ruim 80. Okee, dat zijn geen indrukwekkende cijfers, maar alle beetjes helpen.

Begin 2018 hebben we gesprekken gevoerd met zes vrijwilligers en hun verhalen opgetekend voor het jaarverslag van 2017. Om het bestuur beter te laten samenwerken is voor alle bestuursleden een (voor ons gratis) abonnement afgesloten op Microsoft Office 365. Met name Outlook en Onedrive worden intensief gebruikt voor interne en externe communicatie.

We hebben vorig jaar ook weer een aantal nieuwsbrieven verzonden aan al onze vrijwilligers met een emailadres. Elk van deze nieuwsbrieven stond vol met wetenswaardigheden. Veel daarvan was zo actueel, dat het daarvóór nog niet op onze website of Facebookpagina had gestaan.

Halverwege 2018 bleek dat er een wens was van zorginstellingen om Begeleid Vervoer niet elke keer per rit contant te hoeven afrekenen. Daarom hebben we inmiddels met vier organisaties afspraken gemaakt over een maandelijkse afrekening. In afwachting van de betaling door de zorginstelling wordt de onkostenvergoeding voor onze chauffeurs door de penningmeester voorgeschoten. Hiervoor moest de rittenadministratie opnieuw worden aangepast. En dat hebben we natuurlijk gedaan.

Om onze naamsbekendheid nòg breder uit te venten heeft UVV Zoetermeer nu ook een profiel op de Maex. Of dat veel helpt is nog de vraag. Maar het eet geen brood, dus waarom zouden we het laten?

We hebben ook veel energie gestoken in het ‘voeden’ van het project DoeMee van de Gemeente Zoetermeer. Die had aan ZoetermeerActief! gevraagd om alle maatschappelijke organisaties in kaart te brengen. Helaas zien we daar maar bitter weinig van terug. De mensen van ZoetermeerActief! hebben de resultaten afgeleverd aan de gemeente, maar die heeft er tot op heden nog niets mee gedaan. Heel jammer, want het zou een aardig beginnetje kunnen zijn van wat we met Manteldienst Licht beogen: vraag en aanbod op het gebied van vrijwilligerswerk voor vrijwilligers, hulpvragers en professionele zorgverleners bij elkaar brengen. Maar misschien gaat het onderdeel uitmaken van de nieuwe plannen die de gemeente heeft op het gebied van vrijwilligersondersteuning. En in dat geval gaat het misschien nog goedkomen…..

Nu we het toch over de gemeente, vrijwilligersondersteuning en energie hebben… In het laatste kwartaal werd duidelijk dat de gemeente op het gebied van vrijwilligersondersteuning niet verder wilde met ZoSamen. Dat heeft voor een hoop ruis op de lijn gezorgd. De samenwerking met ZoSamen in het kader van Manteldienst Licht, die toch al niet zo vlot verliep, werd nagenoeg onmogelijk nadat dit nieuws uitlekte.

De gemeente Zoetermeer heeft ons beloofd om hun plannen voor de nieuwe opzet van vrijwilligersondersteuning in nauwe samenwerking te doen met de betrokken organisaties, waaronder UVV Zoetermeer. Kortom: Er is nog hoop dat het toch nog een keer goed gaat komen.

Beter nieuws was dat vrijwilligersorganisaties voortaan in aanmerking konden komen voor het aanvragen van gratis VOG’s. Dáár ging altijd een aanzienlijk deel van ons budget in zitten, zij het dat de Gemeente dat sinds 2018 via een stukje subsidie compenseerde. Maar ook deze regeling stelde wel een paar voorwaarden. En dus hebben we nu een integriteitsbeleid en een vertrouwenspersoon (onze gewaardeerde secretaris). Nieuwe vrijwilligers tekenen nu een vrijwilligerscontract. Daarmee tonen we aan dat we het werven van vrijwilligers serieus benaderen.