Eerder: Verslag Extramurale diensten
Even voorstellen
Voor zover nodig dan. Ik denk dat veel van jullie me inmiddels wel kennen. Mijn naam is Ton Jense en ik ben Coördinator Communicatie & PR bij UVV Zoetermeer. In die functie maak ik ook deel uit van het bestuur. Ik heb bijna 40 jaar gewerkt in de ICT, o.a. bij KPN, Atos Origin, Ministerie van Infrastructuur en bij KIWA Register. Daarnaast was ik ruim 16 jaar ook zelfstandig ondernemer. Ik ben nu een paar jaar met pensioen en doe nu alleen nog vrijwilligerswerk. Niet alleen bij UVV, maar ook bij het Gilde Zoetermeer en Stichting Kambisa. Bij die laatste organisatie ben ik de webmaster en houdt de tweetalige (Engels en Nederlands) website Kambisa.org in de lucht. Bij het Gilde ben ik coördinator van het Gilde SamenSterker. En dat heeft – hoe gek het ook klinkt – een relatie met mijn werk bij de UVV. Hoe zit dat?
Over mijn werk
Het werk van de Coördinator Communicatie & PR omvat het sturen op de communicatie in, van en naar UVV Zoetermeer. Het bestaat voor een deel uit het beheer van de website, de facebookpagina en het Relatie Beheer Systeem, en voor een ander deel uit het onderhouden van relaties met de pers, onze klanten, vrijwilligers en/of organisaties die in hetzelfde werkveld actief zijn.
Leuk werk, dat ik graag doe. Maar ook kwetsbaar, want veel van wat ik doe vergt technische kennis. Kennis die niet iedereen heeft. En dus doe ik dat deel van het werk meestal alleen. Eigenlijk zou er een tweede man of vrouw moeten zijn, die – als ik onverhoopt een keer mocht uitvallen – het van me over kan nemen. Maar zo iemand is nu eenmaal niet heel makkelijk te vinden. We hebben wat pogingen gedaan om iemand op te leiden, maar steeds gebeurde er weer wat, waardoor het uiteindelijk toch weer niet lukte. En dat bracht me op het idee van een pool van kenniswerkers, die samen allerlei ICT- en communicatiewerkzaamheden zouden kunnen doen voor méér dan één organisatie. Zo’n pool bij de UVV onderbrengen stuitte op een paar praktische bezwaren. En dus hebben we ervoor gekozen om dit bij het Gilde Zoetermeer onder te brengen. Zo is het Gilde SamenSterker ontstaan.
Elk jaar hebben we als bestuur een zogenaamde Koersdag. Op deze dag kijken we terug op het dan (bijna) afgesloten jaar en we proberen een doorkijkje te maken naar het komende jaar. Op de koersdag in oktober 2019 zag de wereld er nog heel anders uit als nu. En dus is er van veel mooie plannen die we toen maakten niet veel terecht gekomen. Maar het is ook verbazingwekkend hoe flexibel we kunnen zijn. Het ‘nieuwe normaal’ dwong ons om nieuwe of aangepaste plannen te maken, zodat we snel konden inspelen op de veranderde situatie. En die plannen omvatten vanaf dat moment niet meer alleen het werk van de UVV vrijwilligers. Er ontstond namelijk als vanzelf een samenwerking tussen verschillende organisaties.
Tot dan hadden we een ritme van elke maand éénmaal vergaderen en elke veertien dagen bespraken we dan ook nog alle nieuwe ontwikkelingen. Dat kon ineens niet meer. Maar nadat de ernst van de situatie was ingedaald, verruilden we de vergaderzaal voor een ZOOM meeting en toen ging de vergaderfrequentie zelfs nog verder omhoog. Want er moest in die periode wel heel erg veel geregeld worden.
Het jaar 2020 in vogelvlucht
In januari was nog niets aan de hand. We waren druk met de nieuwjaarsreceptie. We maakten zelfs plannen voor een nieuwe dienst in samenwerking met de Grijze Reigâhs (senioren de mogelijkheid bieden om begeleid naar thuiswedstrijden van ADO Den Haag te gaan). We waren druk met het inrichten van drie inlooppunten voor vrijwilligers in de stad en namen een nieuwe telefooncentrale in gebruik. En we evalueerden het evenement Magisch Zoetermeer 2019.
Ook de maand februari verliep nog min of meer normaal. De plannen voor de inlooppunten werden steeds concreter, we maakten afspraken over een presentatie van het project Levensboeken in de Albrandswaard en we namen twee mensen aan om de communicatiefunctie te verstevigen.
Begin maart startte de opleiding voor beheer van het RBS. Inmiddels waren er al een tijdje geruchten over een gevaarlijk virus. Maar dat speelde vooral ver weg. In China en ook in Italië. Maar vanaf eind februari ging het ook in Nederland ineens heel snel. Half maart werd een Lockdown afgekondigd en al ons mooie vrijwilligerswerk lag ineens op z’n gat.
Omdat we niet meer op de gebruikelijke manier konden overleggen, ontdekten we al heel snel een voor ons nieuw medium: Zoom. En dus gingen we vergaderen via de computer. Er was op de dag dat eerste maatregelen werden afgekondigd al druk telefonisch overleg geweest met o.a. Piëzo, Palet Welzijn en stichting Present. Wij realiseerden ons dat we met onze Boodschappendienst veel mensen zouden kunnen helpen, mits we de werkwijze maar drastisch zouden kunnen aanpassen. Want samen boodschappen doen, dat kon natuurlijk niet meer. En ook contant geld uitwisselen leek ineens niet zo’n goed plan meer. Dus bedachten we een plan en stampten we binnen een paar dagen een aangepaste Boodschappendienst uit de grond. Compleet met een gedragscode, procedures, gemeentelijk garantiefonds en geautomatiseerde ondersteuning.
De komst van Corona viel samen met de lancering van de gemeentelijke nieuwe vraag- en aanbodsite voor vrijwilligerswerk: ZoetermeerVoorElkaar. Ook de geplande publiciteit rondom dat nieuwe platform ging volledig de mist in. Maar juist door Corona bleken veel mensen te gaan nadenken over het combineren van thuiswerken met een stukje vrijwilligerswerk. Er kwamen voor onze boodschappendienst binnen een paar weken meer dan 150 aanmeldingen van nieuwe vrijwilligers binnen. Veel meer dan ouderen die onze hulp nodig hadden. En dus hebben wij veel van die enthousiaste vrijwilligers nooit aan het werk gekregen. Ze konden uiteraard wel terecht bij andere organisaties die weer andere knelpunten oppakten.
In april hebben we onze nieuwe virtuele vergaderzaal (Zoom) goed leren kennen. Er zijn weken geweest, waarin we elkaar wel 2 of drie keer per week spraken. Dat was toen ook wel nodig, want er moest veel geregeld worden. We brachten ook een eerste en tweede nieuwsbrief uit voor vrijwilligers van de Boodschappendienst en onze voorzitter maakte een videoboodschap voor alle UVV vrijwilligers.
In mei kwamen de langverwachte boodschappentassen met opdruk “Zoetermeer Voor Elkaar” en “Helpen maakt je Happy”. Die hebben we uitgedeeld aan al onze boodschappen jongens en meisjes.
En we hadden een thema bijeenkomst (uiteraard ook via Zoom) in het kader van “Een tegen Eenzaamheid” een landelijk initiatief, dat door wethouder Ter Laak ook hier in Zoetermeer wordt opgepakt. In het kader van de bestrijding van de eenzaamheid hebben we ook heel veel mensen (klanten van Begeleid Vervoer, Boodschappendienst, Levensboeken en Begeleiding na Opname) gebeld. We vroegen hoe het met ze ging en of we wat voor ze zouden konden doen. Ook vond de eerste bespreking plaats ter voorbereiding van Magisch Zoetermeer 2020 plaats. Op dat moment was uiteraard nog helemaal niet duidelijk of dat wel door zou kunnen gaan. En dus hebben we op dat moment al een paar alternatieven bedacht.
Tegen het begin van de zomer leek het allemaal wat beter te gaan. De teugels werden wat losser gelaten. Een paar van onze klanten gingen zelf weer boodschappen doen. Veel mensen gingen zelfs weer op vakantie! En wij hielden ons hart vast…..
In juli hebben we de cursus Teamdesk (beheer van het RBS) weer opgepakt. Op dat moment bleek dat de helft van de deelnemers niet meer mee kon of wilde doen, inclusief onze twee nieuwe communicatiemedewerkers. En omdat de rest van de deelnemers inmiddels allemaal een volle agenda had konden we geen vast ritme aanhouden. Dus werd het een soort steeplechase van drie weken op, twee weken af.
Begin september trok de vraag naar Begeleid Vervoer weer aan, terwijl er nog best wel wat eigen vrijwilligers het op dat moment niet verantwoord vonden om weer te gaan rijden. En dus zijn we nieuwe chauffeurs gaan werven om toch de vraag aan te kunnen. Er verscheen een mooi stukje in het Streekblad en dat leverde ineens vier nieuwe chauffeurs op. Op zoveel succes hadden we nooit durven hopen.
Eind september werd de cursus Teamdesk afgerond en geëvalueerd, om begin oktober meteen door te stomen naar een cursus WordPress (om websites te bouwen en te onderhouden). Daar deden maar liefst 15 mensen uit 8 verschillende organisaties aan mee en die waren na afloop allemaal erg enthousiast. En dus spraken we af om in 2021 een vervolgcursus te gaan organiseren.
November stond weer in het teken van Magisch Zoetermeer. Niet op de vertrouwde manier, een gezamenlijke lunch op het Stadhuisplein, maar door de lunchpakketten bij de mensen thuis langs te brengen. Die voorbereidende werkzaamheden liepen door tot half december. In december hebben we nog even 300 kerstpakketten en 300 chocoladerepen rondgebracht.
Resumé
Kortom: Ik heb – zoals iedereen – weinig mensen face tot face gesproken. Het meeste ging via Zoom. Maar voor het saaiste jaar ooit heb ik best nog wel een hoop kunnen doen. En ondanks alle ellende die het Coronavirus heeft meegebracht, zaten er ook een paar hele positieve kanten aan dit jaar. Ten eerste is dat de ongelooflijke betrokkenheid aan het begin van de crisis. Iedereen wilde meehelpen en was trots op onze hulpverleners. Jammer dat dit na verloop van tijd afzwakte. Wel begrijpelijk, maar toch spijtig. Ten tweede vanwege het feit dat er – als vanzelf – een nieuwe samenwerking ontstond tussen allerlei vrijwilligersorganisaties. En ten derde omdat we ontdekten dat video vergaderen eigenlijk best goed werkt. Niet als vervanging voor al het menselijk contact, maar wel om even snel vanuit je eigen huis te kunnen overleggen met anderen.
Niet alleen kommer en kwel dus. Maar toch hoop ik dat we dankzij een tweetal prikjes ergens in 2021 weer echt normaal kunnen gaan doen, want dat ‘nieuwe normaal’ vind ik eigenlijk maar niks.
Hierna: Jaarverslag 2021
maar dat kan nog even duren….