Extramurale diensten

Het jaar 2023 laat wat de Extramurale Vrijwilligersprojecten van de UVV betreft een wisselend maar verdienstelijk beeld zien. Het is het eerste jaar na de coronacrisis zonder de beperkende maatregelen van de drie jaren daarvoor. Verheugend is dat de twee nieuwe projecten (Busvervoer ouderen met dementie en Grijze Reigâhs), waarmee we eind 2022 gestart zijn, in het afgelopen jaar goed zijn ingebed in onze organisatie, waarbij we een groeiende groep nieuwe vrijwilligers en cliënten hebben mogen verwelkomen.


Algemene zaken

Van de bestaande projecten is de omvang van de Boodschappendienst nagenoeg op hetzelfde niveau gebleven. Daarin zou gelet op de vraag zeker enige groei mogelijk zijn, maar ondanks de inzet van ons enthousiaste aanspreekpunt blijft het een voortdurende opgave om vrijwilligers daarvoor te werven. Onze bijdrage aan de Telefooncirkels is door vertrek van vrijwilligers licht afgenomen. De projecten Begeleiding na Opname en Levensboeken hebben een moeizaam jaar achter de rug. Bij het eerste project heeft de vraag zich na de coronacrisis nooit meer hersteld. In het tweede project hebben we te kampen gehad met twee wisselingen in de aansturing in korte tijd. Het project Begeleid Vervoer tenslotte blijft alsmaar groeien en heeft het afgelopen jaar een omvang bereikt, die ons qua organisatievermogen voor flinke uitdagingen heeft gesteld.  

Samen UVV Zoetermeer

Alle activiteiten bij elkaar hebben ervoor gezorgd dat we met zo’n 150 vrijwilligers goed zijn geweest voor circa 7000 cliëntcontacten. Al met al en resultaat om trots op te zijn.
 
Daarbij kijken we steeds uit naar nieuwe kansrijke vrijwilligersprojecten. Eind 2023 zijn we gestart met het nieuwe project Fietsmaatjes, waarbij we mensen, die graag willen fietsen maar dat niet meer kunnen, samenbrengen met fietsvrijwilligers, die het leuk vinden om op een duofiets met een gast fietstochten te maken. We mikken erop om in 2024 met twee duofietsen te starten en hopen daarmee weer nieuwe vrijwilligers, ook vanuit de doelgroep jongeren, aan te spreken en te werven.


Begeleid Vervoer

Doelstelling
Doelstelling van het project is Begeleid Vervoer te leveren aan mensen, die niet meer zelfstandig met het openbaar vervoer of de taxi kunnen reizen. Daarbij leveren de vrijwilligers maatwerk. Zij begeleiden de cliënten zowel bij het halen en brengen, thuis als op hun bestemming. De vrijwilliger blijft maximaal een tot anderhalf uur wachten, tenzij anders is afgesproken. De cliënten betalen rechtstreeks aan de vrijwilliger een kilometervergoeding voor de rit. Deze onkostenvergoeding dient ter dekking van de door de vrijwilliger gemaakte autokosten en is binnen de stad gesteld op een forfait van € 7,-. Daarbuiten €0,45 per kilometer. Van de vergoeding vindt geen afdracht plaats aan de UVV.

Uitvoering
Ten opzichte van 2022 zijn bijna 7% meer ritten verzorgd (2023: 3125 t.o.v. 2022: 2929). Dat is nog exclusief ritten die we naar Franx en in het kader van Magisch Zoetermeer hebben gereden en die (omdat het afzonderlijke projecten betrof) buiten onze administratie zijn gehouden. In onderstaande tabel met het aantallen ritten per maand is het verloop over de maanden in beide jaren af te lezen. De cliënten van Begeleid Vervoer behoren nagenoeg zonder uitzondering tot de kwetsbare groep ouderen.

Grafiek Begeleid Vervoer 2023

Organisatie
Zoals in de verantwoording over 2022 is geschreven, werken we met een VoIP-telefooncentrale en een professionele planningsmodule in RBS, die onze planners optimaal ondersteunt. Daarbij wordt ook gebruik gemaakt van een financiële module in RBS, waarin het betalingsverkeer met chauffeurs en vertegenwoordigers van cliënten die niet meer in staat zijn zelfstandig de onkostenvergoeding aan de vrijwilligers te voldoen, wordt geregeld. Het ondersteunt onze penningmeester in die gevallen met het declareren van de onkostenvergoedingen bij vertegenwoordigers van cliënten en het doorbetalen ervan aan vrijwilligers en het biedt verantwoordingsinformatie. In de loop van 2023 is het aantal vaste planners uitgebreid tot vier plus een reserve-planner. Daarmee is een continue bezetting voldoende gegarandeerd. Binnen de bestaande infrastructuur van VoIP en RBS was die uitbreiding snel te regelen en volstond aanschaf van een laptop. 

Werving
Het vrijwilligersbestand van Begeleid Vervoer is het afgelopen jaar gelijk gebleven (5 nieuwe vrijwilligers, 5 vertrokken). Het kost iets meer moeite om nieuwe vrijwilligers te werven dan voorheen.


Telefooncirkels

Telefoon cirkel UVV Zoetermeer

Doelstelling
In het project Zoetermeerse Telefooncirkels wordt dagelijks de aanwezigheid en het welzijn van de aangesloten cliënten gecontroleerd. De UVV en het Rode Kruis leveren aan het project ieder gastvrouwen.  Door de UVV waren dat het afgelopen jaar 7 vrijwilligers. De taak van de vrijwilligers is om als gastvrouw/gastheer de telefooncirkel te begeleiden door regelmatig contact met en bezoek aan de cliënten in de telefooncirkel. Als er zich een probleem voordoet met een van de cliënten in de cirkel wordt de vrijwilliger ingeschakeld. Het dagelijks contact met de deelnemers aan de telefooncirkels wordt vanuit de vestiging van het Rode Kruis aan de Clauslaan volledig door vrijwilligers voorzien.  

Uitvoering
De telefooncirkels bestaan uit gemiddeld 6 ouderen. Normaliter worden deze om de beurt door de gekoppelde vrijwilliger bezocht, die ook extra aandacht geeft bij verjaardagen, ziekte en bij ziekenhuisopnames. 7 vrijwilligers van de UVV zijn gekoppeld aan evenzoveel telefooncirkels. Het is een erg oud project en de vrijwilligers zijn ook allemaal al zeer lang aan het project verbonden. Er is besloten om vanuit de UVV geen nieuwe vrijwilligers meer voor het project te werven.
Samenwerking: Periodiek wordt met Rode Kruis over de uitvoering overlegd.


Boodschappendienst 

Doelstelling
De Boodschappendienst van de UVV biedt ondersteuning aan kwetsbare ouderen, die niet meer zelfstandig boodschappen kunnen doen. De insteek is om – bij voorkeur op wijkniveau – een vaste vrijwilliger aan een oudere te koppelen en om die als koppel zoveel mogelijk gezamenlijk boodschappen te laten doen. Daarnaast is er de mogelijkheid dat de vrijwilliger alleen boodschappen doet of dat de oudere geholpen wordt met het online boodschappen doen, maar dat zijn op het grote geheel uitzonderingen. Er wordt nagenoeg alleen boodschappen gedaan voor ouderen, die daartoe zelf niet meer in staat zijn. 

Boodschappendienst Jaarverslag 2023

Uitvoering
Door het jaar heen zijn in zijn totaliteit 47 vrijwilligers bij 59 ouderen actief geweest. Beëindiging van koppels werd in 2023 naast via natuurlijk verloop door overlijden van cliënten voornamelijk veroorzaakt doordat cliënten weer zelf boodschappen konden doen of een oplossing in de buurt vonden, wat natuurlijk ook prima is. Nagenoeg alle cliënten maken gebruik  van ons betaalsysteem. In 2023 hebben doorlopend vacatures op Zoetermeer voor Elkaar opengestaan. Eind 2023 waren nog 42 koppels actief (2022: 42) en waren er 44 vrijwilligers. Het is voor het aanspreekpunt van dit project het hele jaar door een flinke opgave geweest om vraag naar boodschappen en aanbod van vrijwilligers op elkaar af te stemmen.

In onderstaande tabel zijn een aantal relevante gegevens over de Boodschappendienst opgenomen: 

Jaaroverzicht 2023 2023  1-1-2023 t/m 31-12-2023 2022  1-1-2022 t/m 31-12-2022 Totaal  23-4-2020 t/m 31-12-2023 
Aantal declaraties over de hele periode  932 1034 5350 
Aantal actieve koppels aan het eind van het jaar 42 42  
Totaalbedrag boodschappen  € 33.013,73 € 39.578,75 € 174.005,36 
Totaalbedrag uitbetaald aan vrijwilliger  € 33.013,73 € 39.554,47 € 173.981,08 
Totaalbedrag ontvangen van cliënt  € 32.849,01 € 39.006,56 € 173.268,45 
Wel gedeclareerd, maar nog niet betaald door cliënt € 164,72   
Nog geen declaratie ontvangen, maar al wel door cliënt betaald € 0,00   
    
Kosten zakelijk verkeer ING-rekening  € 479,76 € 543,53 € 2224,22 
Saldo zakelijke rekening NL52INGB0008449530 31-12-2023 € 3.040,77 € 3.476,52  
Bijschrijvingen NL52INGB0008449530 2023 € 33.404,78 € 43.508,28  
Afschrijvingen NL52INGB0008449530 2023 € 33.840,53 € 43.875,12  

Inmiddels zijn we, zoals in bovenstaande tabel te zien is, vanaf de start van de coronacrisis de € 170.000,- aan uitgaven voor boodschappen gepasseerd. Als bedacht wordt dat dat bedrag zowel binnen moet komen van cliënten, als uitbetaald aan vrijwilligers dan maakt dat enigszins inzichtelijk hoeveel de administratieve verwerking en bewaking van mutaties van onze organisatie en de daarmee belaste vrijwilligers vraagt. Was ons betaalsysteem opgezet i.v.m. het afstand houden om corona-besmettingen te voorkomen, thans voorziet het in toenemende mate in een behoefte in situaties, waarin oudere cliënten niet goed meer in staat zijn zelfstandig hun financiën te beheren. Kinderen, mantelwerkers of bewindvoerders maken daarvan gebruik. 

Organisatie en werving
De declaraties en het daaruit voortvloeiende debiteuren- en crediteurenbeheer worden geadministreerd in het RBS-systeem. De dagelijkse uitvoering is belegd bij onze secretaris 
In 2023 zijn een nieuw aanspreekpunt en 16 nieuwe vrijwilligers voor het project geworven. 15 vrijwilligers zijn uitgeschreven.  


Begeleiding na opname 

Doelstelling
Het project Begeleiding na Opname is opgezet om kwetsbare ouderen na hun opname in het ziekenhuis of zorgpension voor een periode van in beginsel 8 weken te laten begeleiden door vrijwilligers van de Unie van Vrijwilligers (UVV). Doel is hen zo snel mogelijk in hun normale doen terug te brengen en te bereiken dat ze door dat steuntje in de rug weer zo zelfstandig mogelijk kunnen functioneren.

Begeleiding kan daarbij aanvullend zijn op via de WMO geïndiceerde professionele thuishulp en zorg.  

Begeleiding na opname Jaarverslag 2023

Uitvoering
Oorspronkelijk werd binnen  het project vooral samengewerkt met transferverpleegkundigen van het HagaZiekenhuis (voorheen LLZ) en Orthopedisch Centrum, de zorgpensions en de revalidatieafdeling ‘Basalt’ als ook met de wijk- en praktijkverpleegkundigen (SGZ en Plicare). In 2023  hebben we ook voorlichting gegeven aan ouderenadviseurs en sociale raadslieden. Uiteindelijk heeft dat in 2023 tot 8 trajecten geleid, waarvan 2 aangemeld vanuit het ziekenhuis, 1 door een praktijkverpleegkundige, 3 door familie/mantelzorger en 2 door ouderenadviseurs/sociale raadslieden. In 7 gevallen is het traject afgesloten, waarvan 5 met succes zijn afgerond in de zin dat de bij start geformuleerde doelen zijn gerealiseerd. Eén traject loopt nog en daarin worden veelbelovende vorderingen gemaakt.

De vraag naar Begeleiding na Opname loopt dus niet over. De oorzaak van de geringe vraag ligt waarschijnlijk in de voortdurende onderbezetting en ook andere prioritering bij de verwijzende professionals. De nadruk bij transferverpleegkundigen ligt, zo hebben wij gemerkt, vooral bij het zoeken naar opvangplekken voor patiënten die niet meer terug naar huis kunnen. Het personeelsverloop is groot en de bekendheid met en daarmee het beroep op het project verdwijnt daarmee snel en vraagt regelmatig om onderhoud.

Maar we constateren bij aanmeldingen ook terughoudendheid bij cliënten om in de thuissituatie begeleiding te ontvangen. Er is ook sprake van dusdanig ernstige problematiek die de grenzen van wat onze vrijwilligers kunnen bieden, te buiten gaat. Alhoewel het een niche project is met een beperkt aantal vrijwilligers vinden wij de dit jaar bereikte resultaten in de afgeronde trajecten zo waardevol dat we het project toch door laten lopen.

Begeleiding na Opname UVV Zoetermeer

Organisatie en werving
Het UVV-aanspreekpunt voor het project Begeleiding na Opname, dat een groot netwerk en ruime ervaring in de stedelijke zorg heeft, verzorgt de intake en introduceert de vrijwilliger bij de cliënt en kan door de vrijwilligers benaderd worden voor raad en daad. Zij kan ook opschalen naar huisartsen/praktijkverpleegkundigen. Een aandachtspunt van dit project blijft om te bewaken dat aanmeldingen binnen de doelstellingen van het project blijven. Ook moet er zorgvuldig gemonitord worden dat de voorkomende problematiek de vrijwilligers niet boven het hoofd groeit.
Gelet op het geringe aantal aanmeldingen hebben we voorlopig de werving stilgezet. Op dit moment zijn nog 5 vrijwilligers voor het project beschikbaar.


Levensboeken

Levensboeken UVV Zoetermeer

Doelstelling
Het project Uw Verhaal Verteld richt zich op individuele ouderen die hun levensverhaal graag met behulp van een vrijwilliger (schrijver) op papier willen zetten. Al pratende worden herinneringen opgehaald en deze worden in woord en beeld door de schrijver vastgelegd in een boek. Zo wordt aan het leven van de oudere een nieuwe betekenis toegevoegd. Het samen maken van een levensboek kan een bijdrage leveren tegen eenzaamheid en het boek is een waardevolle herinnering niet alleen voor de verteller maar ook voor eventuele (klein)kinderen of overige familieleden. De verteller kan dat levensboek weer gebruiken om daarover in gesprek te komen met familieleden, buren, kennissen en het levensboek kan ook dienen ter ondersteuning van (mantel)zorgverleners. Het levensboek wordt bij een uitgever gedrukt en aan de verteller uitgereikt. Verteller betaalt uitsluitend de materiaalkosten.

Levensboeken UVV Zoetermeer

Uitvoering
In dit project hebben we in korte tijd tweemaal te maken gehad met wisseling in de aansturing. Bij het schrijven van dit verslag zijn we nog steeds op zoek naar een nieuw aanspreekpunt. Een en ander heeft wel effect gehad op de werving van zowel nieuwe schrijvers (vrijwilligers) als vertellers. In 2023 zijn er 2 boeken afgemaakt en aan het einde van het jaar waren er 6 boeken onderhanden. In april hebben we met een standje over levensboeken gestaan op een bijeenkomst van Jong senioren. In juni hebben we op een 55+markt in Rokkeveen en op de vrijwilligersmarkt in het CKC voorlichting gegeven over het project. Een aantal voorlichtingen in ouderencentra staan op de planning voor wanneer het nieuwe aanspreekpunt aan de slag gaat. Het is daarbij voortdurend de kunst om de vraag van vertellers en het aanbod van vrijwillige schrijvers met elkaar in evenwicht te brengen, en om een goede match te vinden tussen verteller en schrijver. Af en toe wordt het project ook ingezet op afroep van een praktijkverpleegkundige of ouderenadviseur.

In het project wordt samengewerkt met de Stichting Haagse Levensboeken, waarbij onze vrijwilligers kunnen deelnemen aan cursussen en via onze coördinator geabonneerd zijn op voor het schrijven van een boek relevante informatie.

Organisatie en werving
Het UVV-aanspreekpunt voor het project levensboeken verzorgt de intake en introduceert daarna de  vrijwilliger bij de cliënt. Zij kan door de vrijwilligers benaderd worden voor raad en daad. Eind 2023 is het aanspreekpunt gestopt. De vacature staat op Zoetermeer voor Elkaar. Eind van het jaar waren er 10 vrijwilligers binnen het project.