Verslag secretariaat

Een verslag van onze secretaris, Liesbeth Mallee.

Over het bestuur
Het bestuur van de Stichting Unie Van Vrijwilligers, afdeling Zoetermeer bestond in 2018 uit het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester en communicatiemedewerker) aangevuld met 3 coördinatoren (ziekenhuis, verpleeghuizen en dienstencentra)

Het algemeen bestuur kwam in 2018 vrijwel elke maand bijeen. Voor het project Vrijwillig Dichtbij werd door de projectgroep VD (twee)wekelijks vergaderd.

Omdat Anneke Kervezee aangaf dat zij per 1 januari 2019 wilde stoppen is een vervanger gezocht en gevonden: Lidy Pronk. Zij heeft om zich in te werken een groot deel van het jaar meegedraaid met Anneke.

Het jaar in vogelvlucht
In januari werd, zoals gebruikelijk, de Nieuwjaarsbijeenkomst gehouden. Zo’n 115 UVV-ers wensten elkaar een goed jaar. 5 jubilarissen uit 2017, met samen maar liefst 122,5 vrijwilligersjaren, werden in het zonnetje gezet met een cadeaubon en een roos.
UVV Zoetermeer is in december 2017 formeel partner geworden van het Forum, waarin Stadhuis en Bibliotheek zijn samengegaan. Hiertoe werd een samenwerkingsovereenkomst afgesloten.

We deden als partner volop mee in de open dagen in het Forum. In februari 2018 hebben we een succesvolle wervingscampagne opgezet voor het project Begeleiding Na Opname. Het resultaat was een ruime pool van vrijwilligers om de verwachte groei te kunnen opvangen.

In maart waren we met een stand aanwezig op de open dag van het Lange Land Ziekenhuis.
In april zijn 2 van onze vrijwilligers geëerd met een Koninklijke Onderscheiding: Kitty Duquesnoy en Lidy Diender. Zij zijn door Burgemeester Aptroot gehuldigd als “Lid in de orde van Oranje-Nassau”.
In mei 2018 hebben we in ‘t Spant onze jaarvergadering gehouden.
Juni stond vooral in het teken van de nieuwe privacy wetgeving. We moesten onze Excel spreadsheets opgeven, maar kregen daar een prachtig nieuw en vooral veilig Relatie Beheer Systeem voor terug.

Vanaf augustus hebben we hard gewerkt aan de professionalisering van onze organisatie.
Zo hebben we de Vrijwilligersadministratie vormgegeven in het nieuwe systeem en kreeg het project Begeleid Vervoer een plekje in ons nieuwe systeem, zodat de planning van de ritten een stuk makkelijker werd.
De professionalisering heeft ook geleid tot het opstellen van een gedragscode voor onze organisatie, een klachtenregeling en een aanstellingsbeleid. Met nieuwe vrijwilligers wordt een vrijwilligersovereenkomst afgesloten.
Door deze professionaliseringsslag komt UVV Zoetermeer in aanmerking voor de regeling Gratis VOG. In oktober heeft het bestuur haar jaarlijkse koersdag gehouden.

Gedurende het gehele jaar heeft UVV Zoetermeer geparticipeerd in het landelijke project “Vrijwillig Dichtbij”. In dat kader hebben we ons gericht op een drietal projecten:

Vrijwilligersbestand
Per 1 januari 2018 waren er 228 vrijwilligers aangesloten bij onze Stichting en per 31 december 2018 waren dat er 229. Gedurende het jaar hebben we 51 vrijwilligers uitgeschreven en 52 nieuwe vrijwilligers ingeschreven.

Per eind december 2018 waren er vacatures bij Buytenhaghe, Petuniatuin, Begeleid Vervoer, Levensboeken en Begeleiding na Opname. Zodra zich een vacature voordoet bij een project wordt deze gepubliceerd bij het VIP (Vrijwilligers Informatie Punt) en op onze eigen website.

Vacatures voor het Ziekenhuis kunnen meestal snel worden ingevuld, terwijl de vacatures voor de andere Zorg- en Dienstencentra en de extramurale projecten moeilijker vervulbaar zijn. In het bijzonder voor de functies van aanspreekpunten is moeilijk vervanging te vinden. Dit is zorgelijk daar een project zonder aanspreekpunt moeilijker te coördineren is en daardoor het regelmatige contact tussen bestuur en vrijwilligers onder druk komt te staan.

Redenen waarom mensen met het vrijwilligerswerk stoppen zijn bij UVV Zoetermeer:

1. het verkrijgen van ander, betaald werk, soms via het vrijwilligerswerk dat men heeft verricht;
2. andere belangstelling na een ruim aantal jaren vrijwilligerswerk via de UVV;
3. verkeerde inschatting van het vrijwilligerswerk dat men is gaan doen;
4. verhuizen naar buiten Zoetermeer en
5. gezondheidsklachten en overlijden.

Incidenteel heeft het stoppen te maken met onvrede over de gang van zaken binnen het project, dan wel binnen de instelling waar men actief was.

Er is in de loop der tijd een goede vorm van samenwerking ontstaan met de organisaties waar onze vrijwilligers hun werkzaamheden verrichten.

De  opbouw van ons vrijwilligersbestand
De vrouwen zijn in ons vrijwilligersbestand met 78% nog steeds ruim in de meerderheid.
Toch is er een aantal vacatures dat ook uitstekend door mannen kan worden vervuld. Zoals bijvoorbeeld bij Begeleid Vervoer, het rolstoelduwen bij Buytenhaghe en de Verpleeghuizen en bij de afdeling fysiotherapie in het LangeLand Ziekenhuis.

De leeftijdsopbouw van alle vrijwilligers per 31 december 2018 geeft het volgende beeld (tussen haakjes de cijfers van 2017):

Jubilea
Het jaar 2018 heeft 5 jubilarissen opgeleverd. Zij zijn gehuldigd tijdens de Nieuwjaarsreceptie die op 15 januari 2019 is gehouden.