Jaarverslag 2017 – Verslag van het secretariaat

Inhoudsopgave Vorig artikel: Vrijwillig Dichtbij Volgend artikel: Verslag van de penningmeester

Bestuur en Webbeheer
Het bestuur van de Stichting Unie Van Vrijwilligers, afdeling Zoetermeer bestaat uit het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester en communicatiemedewerker) aangevuld met 3 coördinatoren.
In maart nam het bestuur afscheid van Ramon Linthorst (Communicatiemedewerker), die een nieuwe baan vond. Hij is in mei opgevolgd door Ton Jense. 

Vergaderfrequentie bestuur
Het algemeen bestuur kwam in 2017 vrijwel elke maand bijeen. Voor het project Vrijwillig Dichtbij werd door de projectgroep VD (twee)wekelijks vergaderd. 

Zaken die de revue passeerden in 2017
In januari werd, zoals gebruikelijk, de Nieuwjaarsbijeenkomst gehouden. Zo’n 90 UVV-ers wensten elkaar een goed jaar. 10 jubilarissen uit 2016, met samen maar liefst 235 vrijwilligersjaren, werden in het zonnetje gezet met een cadeaubon en een roos.  

Nadat in 2016 problemen met de website waren geconstateerd waardoor de website 2 maal uit de lucht moest worden gehaald, heeft het bestuur op advies van Ton Jense en vrijwilliger Mario Kool besloten de website bij een andere hostingpartner onder te brengen.  De geheel vernieuwde website kon eind januari weer vrijgegeven worden. 

Op 26 april zijn 3 van onze vrijwilligers geëerd met een Koninklijke OnderscheidingThea Blankespoor, Hannie van Dijck en Jopie de Jong. Alle drie zijn zij door Burgemeester Aptroot gehuldigd als “Lid in de orde van Oranje-Nassau”  

In mei is een vernieuwde samenwerkingsovereenkomst met Palet Welzijn afgesloten. 

Op 20 juni 2017 is de Jaarvergadering/Voorjaarsbijeenkomst gehouden. Naast het voltallige bestuur waren 16 vrijwilligers aanwezig. 

In juli zijn communicatieplannen en folders voor de projecten “Levensboeken” en “Begeleid Vervoer” vastgesteld. Een eerste versie van het communicatiebeleid is geaccordeerd. 

Op 5 oktober heeft het bestuur een koersdag gehouden waar de prioriteiten voor het komende jaar besproken zijn en acties uitgezet. 

Tijdens de Algemene Leden Vergadering van de UVV Nederland op 14 november j.l. is aan UVV Zoetermeer de vernieuwingsprijs van het Charlotte ’s Jacobfonds (CJ-fonds) uitgereikt. Onze voorzitter Piet Bots kreeg de prijs overhandigd door de voorzitter van het CJ-fonds Sonja Sjollema. De motivering luidde dat het bestuur van UVV Zoetermeer met een actief en innovatief beleid een impuls heeft gegeven aan de activiteiten en positionering van de afdeling.  

UVV Zoetermeer is in december formeel partner geworden van het Forum, waarin Stadhuis en Bibliotheek zijn samengegaan. Hiertoe werd een samenwerkingsovereenkomst afgesloten. 

Gedurende het gehele jaar heeft UVV Zoetermeer geparticipeerd in het landelijke project “Vrijwillig Dichtbij”. In dat kader hebben we ons gericht op een drietal projecten: 

 

Vrijwilligers – aantallen, vacatures en mutaties 2017 

Aantallen
Per 1 januari 2017 waren er 247 vrijwilligers aangesloten bij onze Stichting en per 31 december 2017 waren dat er 228.  

Vacatures per eind 2017.
Per eind december 2017 waren er vacatures bij Buytenhaghe, Magnolia, Petuniatuin, Begeleid Vervoer, Levensboeken en Begeleiding na Opname. 

Mutaties vrijwilligers
In 2017 zijn er 47 vrijwilligers uitgeschreven en 28 vrijwilligers ingeschreven.  

Zodra zich een vacature voordoet bij een project wordt deze gepubliceerd bij het VIP (Vrijwilligers Informatie Punt) en op onze eigen website. 

Er is nog steeds een tendens ten aanzien van onze vacatures, namelijk dat deze voor het Ziekenhuis meestal snel kunnen worden ingevuld, terwijl de vacatures voor de andere Zorg- en Dienstencentra en de extramurale projecten doorgaans moeilijker vervulbaar zijn. In het bijzonder voor de functies van aanspreekpunten is moeilijk vervanging te vinden.  Dit is zorgelijk daar een project zonder aanspreekpunt vanuit bestuursoogpunt lastig kan worden gecoördineerd en daardoor het regelmatige contact tussen bestuur en vrijwilligers onder druk komt te staan. 

Redenen waarom mensen met het vrijwilligerswerk stoppen zijn bij UVV Zoetermeer:  

  1. het verkrijgen van ander, betaald werk, soms via het vrijwilligerswerk dat men heeft verricht; 
  2. andere belangstelling na een ruim aantal jaren vrijwilligerswerk via de UVV;  
  3. verkeerde inschatting van het vrijwilligerswerk dat men is gaan doen; 
  4. verhuizen naar buiten Zoetermeer en  
  5. gezondheidsklachten en overlijden. 

Incidenteel heeft het stoppen te maken met onvrede over de gang van zaken binnen het project, dan wel binnen de instelling waar men actief was. 

Er is in de loop der tijd een goede vorm van samenwerking ontstaan met de organisaties waar onze vrijwilligers hun werkzaamheden verrichten. 

 

De  samenstelling en leeftijd van onze vrijwilligers
De vrouwen zijn in ons vrijwilligersbestand met 76% nog steeds ruim in de meerderheid. 

Toch is er een aantal vacatures dat ook uitstekend door mannen kan worden vervuld. Zoals bijvoorbeeld bij Begeleid Vervoer, het rolstoelduwen bij Buytenhaghe en de Verpleeghuizen en bij de afdeling fysiotherapie in het LangeLand Ziekenhuis. 

De leeftijdsopbouw van alle vrijwilligers per 31 december 2017 geeft het volgende beeld (tussen haakjes de cijfers van 2016): 


Jubilea
Het jaar 2017 heeft 6 jubilarissen opgeleverd. Zij zijn gehuldigd tijdens de Nieuwjaarsreceptie die op 16 januari 2018 is gehouden.  

Inhoudsopgave Vorig artikel: Vrijwillig Dichtbij Volgend artikel: Verslag van de penningmeester