Declaratie van kosten
Hebt u kosten gemaakt voor uw vrijwilligerswerk bij de Unie van Vrijwilligers? Onder bepaalde voorwaarden kunt u deze terugkrijgen. Download hiertoe het onderstaande declaratieformulier, druk het af, vul het in en stuur dit formulier met de bijbehorende originele bewijsstukken (bonnen, rekeningen en dergelijke) naar de penningmeester. Die zal voor verdere afhandeling zorgen. Vergeet uw handtekening niet te plaatsen. Niet ondertekende declaraties kunnen niet worden uitbetaald!
Declaratieformulier
Om het declaratieformulier te kunnen bekijken, bewerken en/of af te drukken, hebt u het programma Adobe Reader nodig, dat u gratis kunt downloaden (klik op het plaatje hieronder).
Gebruik van het declaratieforumlier
Je vindt het declaratieformulier hier. Maar Let op: Als je het formulier vanuit de browser gebruikt, kun je het niet digitaal ondertekenen! Nadat het formulier hebt geopend, moet je er met de rechter muisknop op klikken en dan Opslaan als kiezen.
Open het dan vanuit de verkenner opnieuw met Acrobat Reader.
Je print het lege formulier, vult het met de pen in, ondertekent het en dan stuur je het met een kopie van de bon(nen) naar:
Penningmeester UVV Zoetermeer
Pauwenveld 31,
2727DD Zoetermeer
OF
Je kunt je declaratie online invullen, elektronisch ondertekenen en dan het ingevulde formulier met de bijlage(n) mailen naar penningmeester@uvv-zoetermeer.nl
Bij deze werkwijze heb je ook een elektronische handtekening nodig. Die moet je eenmalig aanmaken en dan kun je ‘m steeds opnieuw gebruiken.
Een voorbeeld van hoe je het formulier ONLINE kunt invullen en ondertekenen:
Invul instructie:
Vul achter ‘Declarant’ je eigen naam in. Kies een project uit de lijst. Type je telefoonnummer en je emailadres.
Dan je banknummer (volledig IBAN) en de tenaamstelling van de rekening.
Onder kostenoverzicht beschrijf je de gemaakte kosten. Je mag een bon wel opsplitsen over meerdere regels, maar voeg geen bonnen samen op één regel.
De optelsom wordt al voor je gemaakt…
En dan komt nu het spannendste 🙂
Hier ga je jouw elektronische handtekening plaatsen. Hieronder leggen we uit hoe je die kunt maken en steeds opnieuw gebruiken.
Eerste gebruik:
Wil je dat jouw elektronische ondertekening die lijkt op jouw ‘natte’ handtekening?
Zet je handtekening dan op een blanco papier en scan het als een plaatje in. Sla het bestand ergens op waar je het makkelijk terug kunt vinden.
Klik nu op het lege handtekeningveld. Je ziet dan dit:
Klik op Nieuwe digitale Id configureren
Kies ‘Een nieuwe digitale Id maken’ en klik op Doorgaan.
Kies ‘Opslaan naar de Windows Certificate Store’ en klik op Doorgaan
Vul de eerste vier velden in met je naam, afdeling (project/aktiviteit), organisatie (=UVV Zoetermeer) en emailadres. De onderste drie laat je zoals ze zijn. Klik dan op Opslaan.
Klik op Doorgaan.
Als je nu op Ondertekenen klikt, is de ondertekening een feit.
Maar als je wilt dat je online ondertekening lijkt op je ‘echte’ handtekening, dan klik je nu eerst op Bewerken.
Kies nu Afbeelding, navigeer met Bladeren naar de map met jouw gescande handtekening en druk dan op Openen.
Druk nu op Opslaan en vervolgens op Ondertekenen.
Sla het ingevulde formulier onder een andere naam op om het straks naar de penningmeester te kunnen mailen. Maar voeg wel altijd kopieën (scans) van de bon(nen) toe.
Bij een volgende declaratie hoef je alleen maar te klikken in het handtekeningveld, jouw handtekening te selecteren (normaal gesproken heb je maar één handtekening) en op Ondertekenen te klikken.
Tip: Als je vaker declaraties indient, loont het de moeite om het formulier een keer in te vullen zonder kostenoverzicht en dat dan te bewaren als sjabloon voor volgende declaraties. Dat scheelt dan een beetje werk….