Huishoudelijk Reglement UVV Zoetermeer

INLEIDENDE BEPALINGEN

  1. Ter wille van de overzichtelijkheid is in dit reglement de mannelijke persoonsvorm gebruikt.
  2. In dit huishoudelijk reglement wordt bedoeld met:
  3. UVV: Stichting Unie van Vrijwilligers te Zoetermeer
  4. Statuten: Statuten van de Unie van Vrijwilligers te Zoetermeer
  5. AB: Algemeen Bestuur
  6. DB: Dagelijks Bestuur

 

ALGEMEEN BESTUUR

Artikel 1

  1. De samenstelling van het AB is geregeld in artikel 4 van de statuten.
  2. Het AB zorgt voor de handhaving en toepassing van de statuten, reglementen en richtlijnen.
  3. De bestuursleden zijn allen verantwoordelijk voor het beleid dat de Stichting voert.
  4. Bestuursleden treden af volgens rooster, conform art. 4 lid 7 van de statuten.
  5. Voordat het AB een nieuw bestuurslid benoemt, vergewist het zich zo goed mogelijk van de geschiktheid van het beoogde bestuurslid voor het uitvoeren van aan hem toe te wijzen taken.
  6. Het AB kan in geval van ongeschiktheid van een medewerker, projectleider, assistent projectleider of coördinator te allen tijde besluiten tot het beëindigen van de verbintenis.
  7. Bestuursleden ontvangen, conform art. 4 lid 8 van de statuten, als zodanig geen salaris of enig ander financieel voordeel. Specifieke onkostenvergoedingen zijn mogelijk indien vooraf goedgekeurd door het AB.
  8. Taakverdeling binnen het bestuur
  9. De voorzitter leidt alle vergaderingen. Daarnaast is hij in eerste instantie degene die de UVV naar binnen en naar buiten vertegenwoordigt en uit de omgeving signalen opvangt die het te voeren beleid kunnen beïnvloeden. Hij wordt daarin bijgestaan en zo nodig vervangen door de secretaris, de penningmeester of beide.
  10. De secretaris is verantwoordelijk voor de vastlegging van hetgeen besproken wordt in de vergaderingen van het AB en voor de correspondentie. Hij tekent alle officiële stukken en draagt er zorg voor dat alle ingekomen stukken worden voorgelegd aan het AB. Hij brengt jaarlijks verslag uit op de jaarvergadering.
  11. De penningmeester voert het financieel beheer en legt hiervan jaarlijks verantwoording af op de jaarvergadering. Hij adviseert het AB inzake financiële aangelegenheden en maakt jaarlijks een begroting op voor het komende jaar.
  12. Een coördinator onderhoudt het contact tussen het bestuur en de projectleiders en medewerkers in zijn cluster van projecten. Ook is hij verantwoordelijk voor de goede in- en uitstroom van medewerkers in zijn cluster en het eerstelijnscontact met de instellingen waarmee zijn cluster te maken heeft.

P.M.  tzt uitbreiden met een Communicatieadviseur en zijn taken

 

DAGELIJKS BESTUUR

Artikel 2

  1. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester van het AB vormen gezamenlijk het Dagelijks Bestuur. Het DB vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 2 leden van het DB dit nodig achten.
  2. Het DB handelt lopende zaken af waarvoor geen AB besluit nodig is of waarvan de afhandeling valt binnen het kader van genomen AB besluiten.
  3. Het DB kan in spoedeisende gevallen besluiten nemen ter vervanging van een daartoe strekkend maar niet tijdig mogelijk AB besluit. Indien het DB van deze bevoegdheid gebruik maakt, dient het DB de overige AB leden zo spoedig mogelijk hiervan in kennis te stellen. Deze kunnen elk verzoeken om een AB vergadering te beleggen om nader over de situatie te besluiten.
  4. Het DB neemt besluiten bij gewone meerderheid van stemmen.

 

FINANCIEEL

Artikel 3

  1. Het AB benoemt jaarlijks een kascommissie bestaande uit twee niet tot het AB behorende personen. Elk jaar treedt tenminste één lid van deze commissie af en is niet terstond herkiesbaar.
  2. De controle zoals bedoeld in artikel 14 lid 6 van de statuten vindt plaats uiterlijk in april.
  3. Over de principes achter onkostenvergoedingen beslist het AB.
  4. Voor vergoeding van daarvoor in aanmerking komende gemaakte onkosten dient het van de website op te halen UVV declaratieformulier te worden ingevuld en samen met bewijsstukken, declaraties of rekeningen te worden overlegd aan de voor de controle aangewezen functionaris, deze zorgt voor verdere afhandeling.
  5. Instellingen die medewerkers van de UVV een tegemoetkoming in de onkosten willen uitbetalen zullen verzocht worden dit te doen via de penningmeester van de UVV te Zoetermeer die op zijn beurt voor verdere afrekening zorg zal dragen na indiening van de in het vorige lid bedoelde declaratie.

 

VERGADERINGEN

Artikel 4

  1. Het Algemeen Bestuur

Het AB vergadert minstens 5 maal per kalenderjaar.

  1. Vergadering met medewerkers
  2. Behalve in de statuten artikel 13 lid 1 bedoelde bijeenkomst wordt tenminste 1 contactmoment per jaar gehouden ter versteviging van het onderling contact.
  3. Tweemaal per jaar wordt een bijeenkomst belegd waarop de projectleiders verslag uitbrengen betreffende hun project en hun plannen voor de toekomst. Deze bijeenkomsten worden voorgezeten door de voorzitter.
  4. Teneinde de medewerkers bij de beleidsvoorbereiding in hun project te betrekken en het bestuur inzicht te geven in wat er onder de medewerkers leeft, wordt tenminste 1 maal per jaar een werkbespreking gehouden die door de projectleider wordt geleid. De coördinator dient hierbij aanwezig te zijn. Onderdeel van de werkbespreking is de beoordeling van de taakomschrijving(en) van de medewerkers in het project en het projectprotocol van het project. Voor beschrijvingen die niet meer voldoende toepasselijk zijn, wordt afgesproken hoe dat binnen 2 maanden zal worden verholpen.
  5. Vergaderingen van UVV Nederland

Vergaderingen van UVV Nederland worden bijgewoond door de voorzitter en de secretaris. Bij afwezigheid van één van beiden vindt vervanging plaats vanuit het AB.

 

MEDEWERKERS

Artikel 5

  1. Iemand die medewerker wil worden, wordt zo snel als mogelijk uitgenodigd voor een oriënterend gesprek. Als daaruit blijkt dat een vruchtbare inzet op een project mogelijk lijkt, dan wordt hij in contact gebracht met de projectleider en de coördinator die bij dit project betrokken zijn. Deze geven aan welke verplichtingen zullen voortvloeien uit zijn aanmelding als medewerker voor dit project.
  2. De aanmelding kent wederzijds een proeftijd van drie maanden. Voordat de aanmelding definitief wordt, vergewissen de projectleider en de coördinator zich zo goed mogelijk van de geschiktheid van de beoogde medewerker voor het uitvoeren van aan hem toe te wijzen taken.
  3. Bij aanmelding wordt een inschrijfformulier ingevuld en opgestuurd naar het secretariaat, ter vastlegging van de noodzakelijke gegevens. De secretaris ziet er op toe dat de privacy volledig gewaarborgd zal worden conform de Wet op de Persoonsgegevens. Alleen aan de Gemeente zullen enkele persoonsgegevens kenbaar worden gemaakt indien er een beroep moet worden gedaan op de door de Gemeenteafgesloten collectieve verzekering voor de medewerkers.
  4. Als de projectleider of het aanspreekpunt constateert dat een vruchtbare inzet van een medewerker op een project niet langer mogelijk is, dan overlegt hij hierover met de coördinator. Zijn zij het eens, dan bespreken zij dat met de medewerker. Als de oorzaak niet is weg te nemen en inzet op een ander project wel mogelijk is, dan wordt dat de medewerker aangeboden. Als een ander project niet beschikbaar is of niet wordt geaccepteerd door de medewerker, dan eindigt de verbintenis met de UVV Zoetermeer.
  5. Als een medewerker verdacht wordt van wangedrag dat schade kan berokkenen aan de naam of doelstelling van de UVV dan stellen 2 bestuursleden daarnaar een vertrouwelijk onderzoek in. Zij onderzoeken en beoordelen de gronden voor deze verdenking en stellen de medewerker in de gelegenheid om hierin zij zienswijze te geven. Als daaruit het oordeel komt dat de verdenking terecht is, dan dragen zij de medewerker bij het AB voor voor ontslag. Bij een als onterecht beoordeelde verdenking stellen zij passende maatregelen voor om de ongewenste situatie te beëindigen. In beide gevallen besluit het AB hierover binnen 2 maanden.

 

COORDINATOREN

Artikel 6.

  1. Het AB benoemt coördinatoren voor de projecten binnen het werkgebied van de Stichting.
  2. Coördinatoren hebben uit hoofde van hun functie zitting in het AB. Zodra zij hun functie neerleggen, eindigt hun bestuurslidmaatschap.
  3. De taakomschrijving van de coördinatoren wordt apart opgesteld en opgenomen in het bestand met projectprotocollen en taakomschrijvingen dat berust bij de secretaris.

 

PROJECTLEIDERS

Artikel 7

  1. Voor elk project wordt een projectleider en eventueel een assistent projectleider benoemd, voor beiden wordt een taakomschrijving opgesteld en opgenomen in het bestand met projectprotocollen en taakomschrijvingen.
  2. De zittingsperiode van een projectleider is 4 jaar. Zolang hij in functie is, kan hij worden herbenoemd. Voor de herbenoeming vergewist de coördinator zich zo goed mogelijk van de geschiktheid van de projectleider voor het uitvoeren van aan hem toe te wijzen taken in de komende periode.
  3. 1 x per jaar voor 1 januari brengt hij schriftelijk verslag uit aan de secretaris

 

VERTEGENWOORDIGINGEN

Artikel 8

  1. Het AB beslist over samenwerking met andere instellingen binnen het verzorgingsgebied van de Stichting en benoemt uit haar midden voor elk samenwerkingsverband een afvaardiging voor het noodzakelijke overleg.

 

PROJECTEN

Artikel 9

  1. Projecten dienen om gestructureerd vorm te geven aan een concrete invulling van een activiteit ten dienste van het doel van de UVV.
  2. Op eigen initiatief of in reactie op een verzoek van een in art. 2 lid 2 van de statuten genoemde kan het AB, overwegende de mogelijkheden en middelen, besluiten een project op te zetten.
  3. Bij toe- en afwijzing zal hiervan bericht volgen naar de verzoeker, met in geval van toewijzing de daaraan gekoppelde voorwaarden.
  4. Een uit te voeren project wordt ondergebracht in het cluster van een coördinator. Na benoeming van een projectleider en eventueel een assistent projectleider worden medewerkers gezocht.
  5. Voor het project wordt een protocol opgezet waarin de uit te voeren activiteiten benoemd zijn en de afbakening geregeld wordt tussen de inzet van UVV medewerkers en de (professionele) medewerkers van alle betrokken organisaties.
  6. Het project wordt pas gestart na acceptatie van het protocol door de UVV en alle betrokken organisaties. Het projectprotocol wordt dan opgenomen in het bestand met projectprotocollen en taakomschrijvingen.
  7. Om een project te kunnen beëindigen is evaluatie en besluitvorming binnen het AB noodzakelijk. Over de beëindiging van een project zullen de medewerkers worden geïnformeerd alsmede de betrokken personen en instellingen.

 

OPZEGGING

Artikel 10

  1. Waar in dit reglement sprake is van benoemde functionarissen worden zij verzocht, indien zij hun functie willen neerleggen, een opzegtermijn van 3 maanden in acht nemen.

 

SLOTBEPALINGEN

  1. Dit reglement treedt in werking onmiddellijk nadat het door het AB is goedgekeurd.
  2. Dit reglement zal op de website van de UVV beschikbaar zijn voor alle medewerkers. Op verzoek van een medewerker kan hij een kopie van het reglement krijgen.
  3. Wijziging van dit reglement kan alleen indien het AB een besluit daartoe neemt.
  4. Aan de medewerkers zal mededeling worden gedaan van goedkeuring of wijziging van dit reglement.
  5. Over zaken waarin de statuten en dit reglement niet voorzien beslist het AB.

 

Vastgesteld op de Algemene bestuursvergadering van UVV Zoetermeer op  19 januari 2016.